La denuncia en Venezuela. Como denunciar correctamente ante un órgano de control fiscal

Autor: Andrés Eloy Mill De Pool

Como denunciar correctamente ante un órgano de control fiscal.
1. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como objetivo general, contribuir con la ciudadanía en el ejercicio de su derecho a participar en el control de la gestión pública, específicamente, en la presentación y atención de denuncias, instrumento de estimable valor e importancia en la prevención y combate contra los ilícitos administrativos y los delitos de corrupción, objetivos esenciales del sistema nacional de control fiscal.
Es así como todo ciudadano, de manera individual o colectiva, directamente o a través de sus representantes elegidos, o por intermedio de la comunidad, podrá interponer ante la Oficina de Atención Ciudadana del órgano de control fiscal competente, denuncias sobre actos, hechos u omisiones que puedan evidenciar la ocurrencia de un ilícito administrativo y la disposición indebida de fondos públicos por parte de funcionarios o particulares, sobre quienes ejerce su competencia el órgano de control respectivo.
Se utilizaron como marco de referencia, fundamentalmente, aspectos comprendidos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, básicamente, el capítulo que se refiere a la participación ciudadana; Asimismo, el INSTRUCTIVO EN MATERIA DE DENUNCIA, dictado por la Contraloría General de la República, mediante Resolución Nº 01-00-055, de fecha 21 de junio de 2000, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 36.979, de fecha 23 de junio de 2000, relacionado con la formulación de denuncias por parte de los ciudadanos; igualmente, las Normas para Fomentar la Participación Ciudadana, dictadas por la Contraloría General de la República y publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.750 del 20 de agosto de 2007 referidas a las Oficinas de Atención Ciudadana, a las cuales les corresponde, entre otras funciones, atender, orientar, apoyar y asesorar a los ciudadanos que concurran a solicitar información, solicitar documentos y formular denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones.
2. ÓRGANOS DE CONTROL FISCAL
La Contraloría General de la República, la Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios, la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional y las Unidades de Auditoría Interna, son órganos de control fiscal con competencia para recibir, valorar y admitir, cuando sea procedente, las denuncias formuladas por los ciudadanos y realizar las investigaciones pertinentes a los fines de determinar el ejercicio de las acciones fiscales a que hubiere lugar y la aplicación de las sanciones respectivas. Las denuncias deben ser formuladas ante la unidad organizativa creada a tales efectos.
3. LA OFICINA DE ATENCIÓN CIUDADANA
La asistencia al público se prestará, esencialmente, por la Oficina de Atención Ciudadana que de conformidad con el artículo 9 de la Ley Contra la Corrupción, todos los entes y organismos del sector público están obligados a crear y cuyo objetivo es promover la participación ciudadana; proporcionar y brindar de manera oportuna, adecuada y efectiva la información requerida; recibir, tramitar, valorar y decidir denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones; y en general, resolver las solicitudes formuladas por los ciudadanos.
4. PROPÓSITO DE LA DENUNCIA
La formulación de una determinada denuncia por parte de cualquier ciudadano, es la de proporcionar al órgano de control fiscal competente, el conocimiento de que funcionarios o particulares se encuentran involucrados en actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos, o que se hubiere causado un daño al patrimonio público, para que se inicien las investigaciones administrativas correspondientes a los fines de comprobar la veracidad y exactitud de la irregularidad y se establezcan las sanciones pertinentes.
No basta con la buena intención del denunciante de pretender que se activen las potestades de investigación de los organismos contralores para que se inicie la actuación, es imperioso que la denuncia esté suficientemente documentada, de lo contrario, si del resultado de las diligencias cumplidas se determina que la denuncia interpuesta es falsa o infundada, o que del resultado del examen de la misma se detecten hechos que no ameritan el inicio de la investigación, entonces será defectuosa y carente de valor, por lo que la institución contralora ordenará en el expediente respectivo, mediante auto debidamente motivado, el archivo de las actuaciones y dejará constancia de los argumentos considerados para tomar esa decisión.
5. NORMAS RELATIVAS A LA DENUNCIA
Todo ciudadano que formule una denuncia, deberá hacerlo aportando elementos suficientes de convicción o prueba que permitan a la institución de control fiscal realizar la investigación; podrá hacerlo por escrito, verbalmente o por medios electrónicos. Cuando la denuncia se presente en forma verbal, se levantará un acta en presencia del denunciante, quien debe firmarla junto con el funcionario que la recibe. Si la denuncia es escrita debe ser firmada en original por el denunciante o por un apoderado con facultades para hacerlo. En caso que el denunciante manifestare no saber firmar, debe estampar sus huellas dactilares.
Las personas que aportaren en sus denuncias documentos originales, podrán solicitar que le sean devueltos, en cuyo caso se dejará copia certificada de los mismos.
Las pruebas digitalizadas, tales como documentos, fotocopias, fotografías, videos o grabaciones en audio, deberán relacionarse ordenadamente y ser enviadas a la dependencia del órgano de control fiscal indicada en el sistema.
5.1. TRAMITACIÓN DE LA DENUNCIA
Corresponde a la Oficina de Atención Ciudadana determinar si el órgano contralor tiene competencia para tramitar la denuncia presentada.
Cuando la denuncia no corresponda al ámbito de competencia de la organización para resolverla, la Oficina de Atención Ciudadana respectiva, la remitirá al organismo o entidad competente e informará al denunciante sobre dicha remisión.
Establecida la competencia para gestionar la denuncia, el órgano de control fiscal señalará al denunciante que la misma será tramitada y que se le informará sobre los resultados.
5.2. OPORTUNIDAD, CLARIDAD Y PRECISIÓN
Aún cuando los hechos de corrupción no prescriben, es imperioso que la denuncia sea presentada oportunamente, a objeto de que la información en élla contenida tenga actualidad y valor para que las autoridades a quienes corresponda, adopten las medidas destinadas a corregir las irregularidades denunciadas; asimismo, deberá ser redactada de manera clara y precisa, insertando los detalles necesarios que contribuyan al esclarecimiento de los hechos.
6. NORMAS RELATIVAS AL DENUNCIANTE
El denunciante deberá identificarse plenamente, indicando su domicilio o residencia, nacionalidad, cédula de identidad o pasaporte, profesión u oficio, teléfono, correo electrónico; describir los hechos que en su opinión constituyen irregularidades en el manejo de los bienes y fondos públicos y señalar quiénes son los presuntos responsables y de las personas que los hayan presenciado, o que tengan noticias de él, para lo cual debe indicar los cargos que desempeñaron o desempeñan, el ente u organismo y ubicación donde ocurrió la irregularidad, fecha de ocurrencia e indicar cual es su pretensión en relación con los hechos denunciados , es decir, aportar los elementos que le permitan al organismo contralor verificar las pruebas presentadas.
Es de advertir que las denuncias anónimas no son admitidas por las instituciones de control fiscal, sin embargo serán consideradas en tanto aporten suficientes evidencias y se encuentren amparadas en medios probatorios suficientes que les permitan iniciar la investigación de oficio.
6.1. CONFIDENCIALIDAD
La identidad del denunciante, la información, los documentos y otras evidencias que soportan la denuncia serán confidenciales, de tal forma que la dependencia del organismo de control fiscal que reciba o tramite la denuncia, preservará la identidad de quien la interpone, así como su domicilio, profesión lugar de trabajo, o cualquier otro dato que pudiere servir para su identificación sin perjuicio del derecho que le asiste al denunciado de conformidad con las leyes de la República.
En el desarrollo de la actuación, la discreción en el manejo de la información constituyen elementos básicos, por lo que el órgano de control fiscal debe mantener reserva en relación con asuntos de los cuales tenga conocimiento, excepto en los casos exigidos por la ley.
Siendo las investigaciones reservadas, al denunciante no le está permitido solicitar copias o de alguna forma tener acceso al expediente; las actuaciones son reservadas y sus resultados pudieran originar el ejercicio de acciones fiscales para la determinación de las responsabilidades administrativas a que hubiere lugar.
El superior jerárquico del órgano de control fiscal, aplicará la sanción disciplinaria a que hubiere lugar, cuando determine que funcionarios han infringido esta prohibición; además, existen sanciones penales a quienes sin justo motivo, revelen un secreto cuya divulgación pueda causar algún perjuicio, y del cual tenga conocimiento por razón de su estado, funciones, profesión, arte u oficio.
6.2 OBJETIVIDAD
El denunciante debe ser responsable y objetivo al utilizar este medio. No debe olvidar que ante la comisión u omisión de hechos irregulares contra el patrimonio público, es un deber y un derecho que posee de acudir ante el órgano de control fiscal competente para formular su denuncia, institución ésta obligada a prestarle las mayores facilidades y colaboración.
Cuando se utiliza irresponsablemente la denuncia como represalia política u otra forma de descargar emociones personales, injuriando, difamando y descalificando a personas e instituciones, entonces la denuncia se degenera como medio de participación ciudadana, y muy lejos de promover la corrección de medidas administrativas, o a la investigación para la aplicación de sanciones a los responsables del ilícito o hecho de corrupción, se convierte más bien en un panfleto de nulo valor.
7. EJEMPLO DE DENUNCIA
A continuación, un caso hipotético de una denuncia formulada ante un órgano de control fiscal.
Ciudadano
Abg. Federico Leal Molina
Contralor Municipal de Palencia
Estado Central – Venezuela
Su Despacho.
Yo, Euro Pablo Morales Álvarez, mayor de edad, venezolano, casado, economista, titular de la cédula de identidad Nº V-00.000.000, domiciliado en la urbanización Miranda, calle 22, casa Nº 123-12, parroquia Asturias de esta ciudad y Municipio Palencia del Estado Central, teléfono celular 0000-000-0000, correo electrónico aaaaaaa@correo.com, actuando en mi carácter de concejal principal del Concejo Municipal de Palencia, condición ésta que ostento por haber sido electo mediante votación, directa y secreta en el proceso electoral del año 2007, con el debido respeto concurro ante su competente autoridad a los fines de exponer y solicitar lo siguiente:
De conformidad con el artículo 96 de la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en concordancia con el artículo 9 de la Normas para Fomentar la Participación Ciudadana, dictadas por la Contraloría General de la República y publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.750 del 20 de agosto de 2007, procedo a denunciar como en efecto lo hago, al ciudadano Alcalde del Municipio Palencia, Ernesto Luís Burgos Zamora, quien es venezolano, mayor de edad, casado, ingeniero civil, titular de la cédula de identidad No. V-0-000.000, domiciliado en la urbanización Villa Delia, avenida 37, casa Nº 30-A, parroquia Toledo, Municipio Palencia del Estado Central, por presuntos hechos irregulares cometidos que pudieran tipificarse en el supuesto previsto en el artículo 13 de la Ley Contra la Corrupción, por lo cual solicito se inicie una investigación administrativa sobre los siguientes hechos:
El día miércoles 04 de marzo de 2008, en el cuerpo signado con la letra A, página A-3 del diario de circulación nacional EL SENDERO y cuerpo 1, página 1-4 del diario de circulación regional REALIDAD, salieron publicados sendos avisos de prensa de página completa, presuntamente pagados por la Alcaldía del Municipio Palencia, donde se aprecia en la parte superior central de ambos avisos, el escudo oficial del Municipio Palencia, en el que se lee “Alcaldía del Municipio Palencia”, destinado a los miembros y amigos del partido político PENSAMIENTO COMUNAL. Dicha publicidad aparece suscrita por el ciudadano Ernesto Luís Burgos Zamora, en su condición de Alcalde del Municipio Palencia y titulado “UNIDAD POLITICA Y CIUDADANA”, todo según se evidencia de los ejemplares de los diarios EL SENDERO y REALIDAD del día 04 de marzo de 2008, los cuales adjunto a la presente denuncia.
En el contenido de dichos avisos de prensa, el ciudadano Alcalde, hace referencia a nociones y conceptos de índole político, al aclamar al partido PENSAMIENTO COMUNAL como “…un movimiento político que surge como una nueva alternativa orientada al progreso social con visión nacional y principios republicanos”. Igualmente, hace un llamado a todos los dirigentes de los partidos IDEOLOGÍA SOCIAL Y VANGUARDIA LATINOAMERICANA para que “…adopten la causa de una democracia incluyente, solidaria y cívicamente participativa”. Del mismo modo, detalla conceptos relacionados con partidos políticos centroamericanos, en fin, hace alusiones de contenido netamente político-partidista.
Ahora bien ciudadano Contralor, el Alcalde del Municipio Palencia, como máxima autoridad civil del Municipio y en consecuencia, administrador de los recursos propios de la entidad, parece confundir su filiación político-partidista, con el carácter que representa como Alcalde al haber sido designado por el pueblo como Jefe del Ejecutivo Municipal, es decir, mezcla sus intereses políticos-partidistas personales con la investidura que ejerce. Igualmente, utiliza presuntamente fondos públicos para pagar la publicación de tales avisos, lo cual constituye un presunto delito contra la cosa pública, tal como lo establece el artículo 68 de la Ley Contra la Corrupción:
“Artículo 68. El funcionario público que abusando de sus funciones, utilice su cargo para favorecer o perjudicar electoralmente a un candidato, grupo, partido o movimiento político, será sancionado con prisión de un (1) año a tres (3) años”.
En consecuencia, ciudadano Contralor, por los hechos antes narrados, el Alcalde del Municipio Palencia, Ernesto Luís Burgos Zamora, antes identificado, presuntamente estaría incurso en el supuesto de hecho previsto en el artículo 13 de la Ley Contra la Corrupción, el cual establece:
“Artículo 13. Los funcionarios y empleados públicos están al servicio del Estado y no de parcialidad política o económica alguna. En consecuencia, no podrán destinar el uso de los bienes públicos o los recursos que integran el patrimonio público para favorecer a partidos o proyectos políticos, o a intereses económicos particulares”.
Como quiera que en mi carácter de Concejal me preocupa que se perpetren hechos como éste y en virtud de que me encuentro obligado como ciudadano a denunciar a cualquier funcionario público que haya incurrido en presuntos actos de corrupción enmarcados en los hechos que hoy denuncio, es por lo que acudo ante su Despacho Contralor para que proceda a abrir un expediente e iniciar la investigación administrativa respectiva sobre la presente denuncia, toda vez que la vigente Ley Contra la Corrupción establece las normas que rigen la conducta que deben asumir las personas sujetas a la misma, y principalmente a los funcionarios públicos, para salvaguardar el patrimonio público, con fundamento en los principios de honradez, decoro, equidad, legalidad, rendición de cuentas y responsabilidad , consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
En consecuencia, acudo a su competente Despacho Contralor, para que se sirva practicar todas las diligencias necesarias a los fines de esclarecer los hechos y actos que aquí denuncio.
Solicito a dicho organismo contralor, que si surgieren fundados indicios de que el investigado ha estado incurso en el supuesto de hecho previsto en el artículo 91, numeral 12 de la Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, el cual establece lo siguiente:
“Artículo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras Leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación:
(…)
12. Efectuar gastos o contraer compromisos de cualquier naturaleza que puedan afectar la responsabilidad de los entes y organismos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta Ley, sin autorización legal previa para ello, o sin disponer presupuestariamente de los recursos necesarios para hacerlo; salvo que tales operaciones sean efectuadas en situaciones de emergencia evidentes, como en casos de catástrofes naturales, calamidades públicas, conflicto interior o exterior u otros análogos, cuya magnitud exija su urgente realización, pero informando de manera inmediata a los respectivos órganos de control fiscal, a fin de que procedan a tomar las medidas que estimen convenientes, dentro de los límites de esta Ley.
(…)”
Entonces proceda a efectuar la denuncia respectiva ante la Contraloría General de la República y ante la Fiscalía del Ministerio Público, solicitando la imposición de la sanción prevista en el artículo 68 de la Ley Contra la Corrupción, por la presunta comisión de delitos contra el patrimonio público. En Palencia, a los 25 días del mes de marzo de 2008.
Firma
Adjunto:
Un ejemplar de los diarios EL SENDERO y REALIDAD de fecha 04 de marzo de 2008.
• Copia certificada del acta de sesión del Concejo Municipal de Palencia donde consta la juramentación del ciudadano Ernesto Luís Burgos Zamora, como Alcalde del Municipio Palencia.
• Copia del registro del partido político PENSAMIENTO COMUNAL ante el Concejo Nacional Electoral (CNE)”.
8. ACCIONES FISCALES
Determinada la veracidad de la situación irregular denunciada, la Oficina de Atención Ciudadana la remitirá a la unidad respectiva para el ejercicio de las acciones fiscales pertinentes.
De igual forma, comunicará los resultados obtenidos a la autoridad a quien corresponda adoptar las medidas para impedir o corregir las deficiencias denunciadas o a la producción de daño al patrimonio público, si fuere el caso, protegiendo en todo momento la identidad del denunciante.
9. BIBLIOGRAFIA
Arteaga Sánchez, Alberto. Los Delitos Contra la Cosa Pública en la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público. Colección Textos Legislativos Nº 2. Editorial Jurídica Venezolana. Caracas, 1983.

Baptista, Clevy Guerrero de. Curso de Averiguaciones Administrativas y Sustanciación de Expedientes.

Brewer- Carías, Allan R. Estudios de Derecho Administrativo 2005-2007. Colección de Estudios Jurídico Nº 86. Editorial Jurídica Venezolana. Caracas, 2007.

Cruz M., Andrés J., Cira de Pelekais y William Torres. La Responsabilidad Administrativa en el marco de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Ediciones Astro Data S.A. 2005. Maracaibo, Venezuela.

Estanga, Douglas. Manual de Políticas, Normas y Procedimientos para la Contraloría Municipal. Mobilibros Sucesores, Caracas, 2005.

Orlando, Freddy J. La Potestad Inquisitiva de los Órganos de Control Fiscal y la Determinación de la Responsabilidad Administrativa de los Funcionarios Públicos. Universidad Católica Andrés Bello. Primera Edición 2004, Caracas, Venezuela.

Peña Solís, José. El Régimen de la Formulación de Reparos en la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Colección Normativa Nº 3. Tribunal Supremo de Justicia. Caracas. 2002.

Russián Uzcátegui, Clodosbaldo. Informes de Gestión 2003-2007 a la Asamblea Nacional. Página Web www. cgr.gov.ve/

Sánchez Falcón, Enrique. Contribución al Estudio de la Potestad Investigativa de la Contraloría General de la República. Revista de Control Fiscal Nº 77. Ediciones de la Contraloría General de la República.
10. INSTRUMENTOS JURÍDICOS Y ADMINISTRATIVOS
Código Civil de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 2.990 Extraordinaria de fecha 26 de julio de 1982.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1999.
Código de Ética para el Funcionario Público. Resolución Nº 01-00-000019 de fecha 12 de mayo de 1997. Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº 36.268 de fecha 13 de agosto de 1997.
Código de Procedimiento Civil .Gaceta Oficial Nº 4.209 Extraordinario de fecha 18 de septiembre de 1990.
Código Orgánico Procesal Penal. Gaceta Oficial Nº 5.558 de fecha 14 de noviembre de 2001.
Dictámenes Jurídicos de la Contraloría General de la República. Publicaciones de la Contraloría General de la República.
Instructivo en Materia de Denuncias. Contraloría General de la República. Resolución Nº 01-00-055 de fecha 21 de junio de 2000. Gaceta Oficial Nº 36.979, de fecha 23 de junio de 2000.
Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinario de fecha 07 de abril de 2003.
Ley del Estatuto de la Función Pública. Gaceta Oficial Nº 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002.
Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo. Gaceta Oficial Nº 37.995 de fecha 05 de agosto de 2004.
Ley Orgánica del Ministerio Público. Gaceta Oficial Nº 38.647 de fecha 19 de marzo de 2007.
Ley Orgánica del Poder Ciudadano. Gaceta Oficial Nº 37.310 de fecha 25 de octubre de 2001.
Ley Orgánica del Poder Público Municipal. Gaceta Oficial Nº 38204 de fecha 08 de junio de 2005.
Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto 368 de fecha 5 de octubre de 1999.
Normas para Fomentar la Participación Ciudadana. Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº 38.750 de fecha 20 de agosto de 2007.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº 37.169 de fecha 29 de marzo de 2001.
11. PAGINAS WEB VISITADAS
• Contraloría General del Estado Aragua
www.contraloriadearagua.gob.ve/
Otero Duno, César Augusto.
La Denuncia y la Cualidad de Interesado.

• Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela
www.cgr.gov.ve/
Oficina de Atención al Ciudadano.
Denuncias.

• Contraloría General de la República de Costa Rica
www.cgr.go.cr/
LINEAMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS PLANTEADAS
ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
http://documentos.cgr.go.cr/content/dav/jaguar/documentos/normativa/lineamientos/lineamientos_para_denuncias.doc

• Contraloría Municipal de Maracaibo
www.contraloriademaracaibo.gob.ve/
Atención al Ciudadano.
http://www.contraloriademaracaibo.gob.ve/portal/ciudadano.php

• Experticia net
RAFAEL CARRASQUERO AUMAITRE
www.experticia.net

• Ministerio Público
www.fiscalia.gov.ve/
Denuncias.
http://www.fiscalia.gov.ve/denuncias2.asp

• Monografías.com
www.monografias.com/

• Tribunal Supremo de Justicia
www.tsj.gov.ve/

• Wikipedia
Denuncia.
http://es.wikipedia.org/wiki/Denuncia

12. COLABORADORES
• Contralora Municipal de Maracaibo
- Lcda. Flor Romero Olivares
• Economista
- Argenis López Núñez
• Abogados
- Nemías Rubio
- Viveke Reyes
- William Ramos
- Gerónimo García
- Mariela Bohórquez
- Manuel Ignacio Silva Mill
- Noris Cepeda
- Jeffry Leal.

CGR interviene Contraloría del municipio Nirgua, estado Yaracuy

Según la medida contenida en la Resolución N° 01-00-000164 de fecha 30 de septiembre de 2008, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.030 del 3 de octubre de 2008, la Contraloría General de la República intervino la Contraloría del municipio Nirgua, del estado Yaracuy, y designó como contralor interventor al ciudadano Ángel Luis Alfín G., titular de la cédula de identidad N° 7.368.391.
La decisión se derivó del conflicto presentado en dicho ente de control externo, ante la exhortación realizada por el Contralor General de la República, Clodosbaldo Russián, a la Cámara Municipal de ese municipio, para que fuese designado y juramentado, como contralor municipal, el ciudadano Froilán Alfredo Gómez, en virtud de los resultados de la revisión efectuada por la CGR al concurso público que, efectivamente, determinó que el citado ciudadano obtuvo la mayor puntuación.
Sin embargo, Antonio Guevara, José Guerra, Javier Niño, Francisco Nava y Daniel Oliveros, concejales de dicha institución, desconocieron los resultados, motivo por el cual fueron exhortados una vez más. Aunque finalmente concretaron la designación y juramentación de Alfín, hasta la fecha, persiste la rebeldía del concejal Antonio Guevara, lo cual podría amenazar la normalidad institucional del Municipio. Dicha situación constituye una grave irregularidad lo cual afecta el grado de efectividad y eficiencia en el ejercicio del control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos.
La medida de intervención durará hasta tanto el contralor interventor haga entrega de la Contraloría Municipal al contralor designado y juramentado Froilán Alfredo Gómez.

CGR participa en II Jornadas de Control Fiscal en Yaracuy

Con motivo de celebrarse el II aniversario de la Contraloría del Municipio San Felipe, estado Yaracuy, se llevaron a cabo las II Jornadas de Control Fiscal de la entidad. Allí el Contralor General de la República y Presidente del Consejo Moral Republicano, Clodosbaldo Russián, dictó una ponencia sobre los Alcances de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y el director de Estados de la CGR, Félix Zambrano, basó su presentación en la vinculación del control social con el control fiscal.
El Contralor Clodosbaldo Russián aseguró que la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal fue aprobada por la Asamblea Nacional, post Constitución Bolivariana, en el año 2001, con el voto de todas las fracciones políticas allí representadas.
Russián reafirmó la importancia de que, tanto la administración pública nacional, estadal y municipal, central o descentralizada como los organismos de control de estas personas públicas territoriales, hablen un lenguaje común para acabar con la Torre de Babel. A su juicio, esto permitirá establecer un acuerdo de cómo debe ser la gerencia pública y de como ésta debe dar los resultados que se aspiran.
En el acto estuvo presente Alex Sánchez, gobernador del estado Yaracuy; Luis Pérez Mora, contralor interventor de la contraloría estadal; José Medina, contralor municipal de San Felipe; concejales de la entidad; contralores municipales de los estados Carabobo, Lara y Yaracuy; funcionarios de la Contraloría de Yaracuy y de las contralorías municipales del estado; representantes de los institutos autónomos, de los gremios profesionales y de los organismos de seguridad; así como miembros de los consejos comunales del estado Yaracuy.

Sistema contable para Gobernaciones y Alcaldías

Tema 5. Sistema Contable Para Gobernaciones y Alcaldias[1] - Upload a Document to Scribd

Delegación de la Oficina de Auditoría de la República Popular de China

El principio de la INTOSAI (organización que agrupa a las contralorías del mundo) se basa en la capacidad de las entidades fiscalizadoras de aprender de las experiencias de los países hermanos

El contralor general Clodosbaldo Russián recibió en la sede del organismo contralor a una Delegación de la Oficina Nacional de Auditoría de la República Popular China, compuesta por el Sub Auditor General Xiang Junbo, el comisionado especial acreditado en Nanjing, Dong Huali, el Jefe del Instituto de Estudios e Investigaciones Jiang Hong, la sub directora de la Oficina General Du Shuling y el señor Jiang Haiying, funcionario de la Dirección General de asuntos Exteriores.
En el marco de esta visita se llevó a cabo una conferencia en la sede de la Contraloría General de la República, el doctor Russián aprovechó la oportunidad para dar la bienvenida a la delegación china, y a la vez agradecer los aportes que dichos funcionarios pudieran dar a la Contraloría General en cuanto a su experiencia en el campo de la auditoría, lo cual contribuye a estrechar lazos de amistad entre ambos países.
Durante su discurso recordó que el principio de la INTOSAI (organización que agrupa a las contralorías del mundo) se basa en la capacidad de las entidades fiscalizadoras de aprender de las experiencias de los países hermanos.
Por su parte, Xiang Junbo atribuyó especial importancia al hecho de que la Contraloría General de la República por vía constitucional, cuenta con autonomía funcional. Al respecto expresó que dicha atribución sería analizada en su país como una experiencia enriquecedora.
Explicó que el sistema de auditoría en China tiene una historia muy larga, pues hace tres mil años que apareció el primer sistema auditor. En el año 992 se comenzaron a instalar los primeros institutos de auditoría, los cuales permanecieron durante los gobiernos posteriores y cuyas atribuciones de aquel entonces eran principalmente el control de los ingresos y los costos de las finanzas del país, así como la prevención de actos de corrupción de los altos funcionarios del gobierno.
Desde 1949, cuando se fundó la República Popular de China, hasta 1982, durante un período de 33 años no existió un organismo gubernamental de auditoría independiente. Durante todo ese tiempo el control de lapos ingresos y egresos de las finanzas se ejerció a través de un organismo de supervisión adscrito al ministerio de Finanzas.
A partir de 1982 China comenzó a aplicar la reforma de las leyes y en su constitución se estipuló claramente que se comenzaría a aplicar el sistema de auditoría. Es así como el 12 de septiembre de 1983 se formó oficialmente la Oficina Nacional de Auditoría de la República Popular de China.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

Presentacion Del Contralor 31enero 2007 - Upload a Document to Scribd

NORMAS INTERNAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Autor: Ramón E. Ynfante T.
Auditoria y control interno
04-07-2008

La Contraloría General de la República ha iniciado el camino a la modernización con la implantación de las Normas Internas de Auditoría Gubernamental (NIAGU), lo que de por sí constituye un importante paso en el control y fiscalización de las actividades financieras que realizan las instituciones centralizadas, descentralizadas y autónomas que forman el conjunto de las entidades ejecutoras y generadoras del presupuesto nacional.
El interés de crear las bases de las normativas para una fiscalización eficiente como órgano de control interno y en el marco de los nuevos tiempos, haciendo acopio de las normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y de las indicaciones de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS), de las cuales hemos extraído una parte importante de las normas incluidas aquí, así como de otras instituciones hermanas, en cuyos textos se ha abrevado con la finalidad de obtener un producto capaz de, en apretada síntesis, contener los instrumentos que hemos de requerir para llevar a feliz término las actividades de fiscalización, que en el orden interno, las leyes han puesto bajo nuestra responsabilidad .

Se fortalece la institucionalidad de la Contraloría General de la República de manera particular y la del país en sentido general, con la puesta en circulación de las Normas Internas de Auditoría Gubernamental (NIAGU).

LIC. SIMON LIZARDO MEZQUITA
Contralor General de la República.

I. MARCO CONCEPTUAL

I.- Auditoría Gubernamental
La Auditoría Gubernamental es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, en las instituciones del sector público. Después de finalizada la auditoría, el Contralor General enviara un informe al funcionario de mayor jerarquía de la institución auditada y una copia al Presidente de la República.

Se debe efectuar de acuerdo a las Normas Internas de Auditoría Gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría General de la República, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del contador público.

Tiene por objetivos:

a. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias.

b. Determinar la razonabilidad de la información financiera.

c. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados de la Institución examinada.

d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.

e. Fortalecer el sistema de control interno de la Institución auditada.

I. MARCO CONCEPTUAL

Corresponde ejercer la Auditoría Gubernamental a los auditores de la Contraloría General de la República, de la Cámara de Cuentas y los Contadores Públicos Autorizados.

El Auditor Gubernamental es el profesional que reúne los requisitos necesarios para el ejercicio del trabajo de auditoría en las instituciones del sector público sujetas a la Normas Internas de Auditoría Gubernamental (NIAGU).

La auditoría gubernamental es interna cuando es realizada directamente por la contraloría General de la República.

Es externa cuando es ejercida por la Cámara de Cuentas y por Contadores Públicos Autorizados.

El proceso de la auditoría gubernamental comprende las etapas de : (i) planificación, (ii) ejecución, y (iii) elaboración del informe. Se inicia con la formulación del respectivo plan y culmina con la remisión del informe al titular de la Institución examinada y una copia al Presidente de la República.

La elaboración y presentación del informe de auditoría o examen especial es de responsabilidad conjunta del auditor encargado y del supervisor.

2.- Tipos de Auditoría
La auditoría gubernamental, cuyo tipo se define
Gubernamental
Por sus objetivos, se clasifica en auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño.

a. Auditoría Financiera

I. MARCO CONCEPTUAL

La auditoría financiera, a su vez, comprende la auditoría de estados financieros y la auditoría de informes de ejecución presupuestaria.

La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados financieros de la Institución auditada presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Este tipo de auditoría es efectuada en las Instituciones Descentralizadas y Autónomas.

La auditoría de informes de Ejecución Presupuestaria se aplica a las instituciones centralizadas con el propósito de determinar si la ejecución del presupuesto se presenta de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.

Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas Internacionales de Auditoría que rigen a la profesión contable en el país son aplicables a todos los aspectos de la auditoría financiera.

b. Auditoría de gestión

Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la Institución que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente.

La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los siguientes propósitos:

I. MARCO CONCEPTUAL

1.- Determinar si la Institución adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente.

2.- Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.

3.- Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados.

Generalmente, al término de una auditoría de gestión el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de dicha gestión o el desempeño de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión o desempeño, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejoría, el auditor deberá recomendar las medidas correctivas apropiadas.

Auditoria Especial
Se denomina Auditoría Especial a la auditoría que puede comprender o combinar la auditoría financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas con la auditoría de gestión destinada, sea en forma genérica o específica, a la verificación del manejo de los recursos presupuestarios de un período dado, así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables.

I. MARCO CONCEPTUAL

También tiene como objetivos específicos, entre otros, determinar si la programación y formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los planes de trabajo de la Institución, evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la ejecución del presupuesto, en relación a las disposiciones que lo regulan y al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, así como determinar la eficiencia, confiabilidad y la oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las Instituciones.

Asimismo, se efectuaran Auditorías Especiales para investigar denuncias de diversas índoles y ejercer el control de las donaciones recibidas , así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros.
II. NORMAS INTERNAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Las Normas Internas de Auditoría Gubernamental se presentan clasificadas en cuatro grupos:

1.- Normas Generales: Entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.

2.- Normas relativas a la Planificación de la auditoría Gubernamental: Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente.

3.- Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental: Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.

4.- Normas relativas al Informe de auditoría Gubernamental: Forma escrita, oportunidad del informe, presentación del informe, contenido del informe e informe especial.

NORMAS GENERALES

Las Normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo.

Estas normas que se aplican también para la ejecución del trabajo y la preparación del informe, se refieren al entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas y control de calidad.

El personal de la Contraloría General de la República debe tener un amplio conocimiento del sector público, incluso de aspectos tales como las competencias del Poder Legislativo, las normas legales e institucionales que regulan el funcionamiento del ejecutivo y los estatutos por los que se rigen las empresas públicas. Asimismo, el personal especializado en auditoría debe poseer conocimiento suficiente de las normas, sistemas, procedimientos y prácticas de auditoría utilizadas por la Contraloría.

La Contraloría General de la República debe adoptar políticas y procedimientos para la elaboración de manuales y otros tipos de guías e instrucciones escritas referentes a la realización de las auditorías.

Entrenamiento Técnico y Capacidad Profesional.
El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su trabajo.

El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de

NORMAS GENERALES

Habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría.

A fin de lograr el cumplimiento de esta Norma, la Contraloría General de la República debe promover y realizar programas de capacitación en técnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría gubernamental.

La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditoría.

El personal también deberá poseer un amplio conocimiento de la auditoría gubernamental y del medio único o específico en el cual opera la Institución auditada, en relación con la naturaleza de la auditoría que se realice.

A fin de cumplir con esta norma, la Contraloría General de la República establecerá un programa de educación y capacitación continua a través de la Escuela Nacional de Control y otras organizaciones , con el objeto de garantizar que su personal mantendrá su capacidad profesional. Los supervisores y auditores responsables de planear, dirigir, o ejecutar auditoría gubernamental deberán completar, cada año, por los menos 80 horas de educación y capacitación continua que fortalezcan su competencia profesional. Si la institución auditada opera en un medio específico o peculiar, los auditores deberán recibir capacitación relacionada con ese medio.

NORMAS GENERALES

Independencia.
El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la Institución examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.

La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados.

El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino también si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su independencia. Es esencial no solo que los auditores sean de hecho independientes e imparciales, sino también que así sean considerados por terceros.

Deberá abstenerse de participar en la realización de una auditoría en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos.

El auditor estará libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la institución examinada. Se halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la institución donde haya laborado anteriormente y que comprendan áreas y/o aspectos en los cuales intervino o participó directa o indirectamente.

El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir beneficios en cualquier forma, para sí o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas a la institución en la cual se efectúa la acción de auditoria.

NORMAS GENERALES

El auditor no podrá emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la institución donde realice su auditoria.

En la Contraloría General de la República se establecerán los mecanismos adecuados que protejan debidamente la independencia del auditor, que incluyan la presentación de una manifestación personal de independencia.

Cuidado y esmero
Profesional El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la elaboración del informe.

El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas, pruebas y demás procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse en ella.

Implica también que basándose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la preparación del informe correspondiente.

El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente.

NORMAS GENERALES

Los niveles jerárquicos superiores velarán para que el personal a su cargo mantenga un desempeño y conducta funcional acorde con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresión deberán informar a los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas.

Confidencialidad.
El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.

La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.

Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría.

En la Contraloría General de la República se establecerán políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligación subsistirá aun después de cesar en sus funciones los auditores y supervisores u otro personal que haya tenido acceso a las informaciones.

El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo al Código de Etica Profesional.

NORMAS GENERALES

Participación deProfesionales y/o especialistas.
Integrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el informe y como anexos al mismo.

Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al ejercicio de la auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen.

Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades.

Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las Normas Internas de Auditoría Gubernamental en lo que resulte aplicable. Periódicamente presentarán avances de su trabajo, debiendo al término del mismo preparar un informe documentado que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente.

NORMAS GENERALES

Control de calidad.
La Contraloría General de la República, mantendrá un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de auditoría gubernamental.

El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las normas internas de auditoría gubernamental.

Un apropiado sistema interno de control de calidad debe permitir obtener una razonable seguridad de que: (i) se cumplen las normas internas de auditoría gubernamental, (ii) se han establecido políticas y procedimientos de auditoría adecuados, (iii) se cumplen con requisitos de calidad profesional y, (iv) se lleva a cabo una capacitación y supervisión documentada.

Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a:

a. Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.

b. Controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.

NORMAS GENERALES

a. Controles después de culminada la auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en instituciones sujetas a la fiscalización de la Contraloría General de la Republica, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

Las normas que se presentan en los acápites siguientes, se refieren a: Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente.

Planificación general.
La Contraloría General de la República planificará sus actividades de auditoría a través de sus planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.

El plan anual de auditoría gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de Instituciones y/o áreas, según corresponda, a examinar durante el período de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República.

El citado plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarán medidas de seguridad siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

El Contralor General, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley Orgánica No.3894 que la norma, dicta los lineamientos de política que rigen la planificación de la auditoría interna gubernamental en armonía con los planes anuales de auditoría interna de las instituciones sujetas a ser fiscalizadas.

En la Contraloría General de la República cada unidad orgánica de línea planificará anualmente sus acciones. En el caso de las instituciones sujetas a fiscalización lo efectuará el encargado de la unidad de auditoría interna, de acuerdo a las prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas institucionales o sectoriales según sea el caso.

Los planes anuales de auditoría Interna serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización se considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.

Los citados planes serán objeto de consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de Auditoría Interna Gubernamental y serán elaborados de conformidad con los objetivos y lineamientos de política institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República.

La estructura del contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y lineamientos de política institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La Contraloría General y las unidades de Auditoría Interna conformantes del Sistema evaluarán periódicamente la ejecución de los Planes Anuales de Auditoría Interna, formulando el correspondiente Informe.

Planificación específica.
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una auditoría interna de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la institución a examinar como de las disposiciones legales que la afectan.

La planificación de una auditoría implica desarrollar una estrategia general para su conducción a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento y comprensión de las actividades, sistemas de control e información y disposiciones legales aplicables a la institución, que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la institución a examinar, en relación a los objetivos, metas y programas previstos.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La información que necesita el auditor para planificar la auditoría interna varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la institución sujeta a examen. Se puede realizar un estudio preliminar de la institución antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la institución, aunque sin someterla a una verificación detallada.

Al concluir la recolección y estudio de información el auditor documentará su trabajo mediante:

a. Descripción de las actividades de la institución, resumidas en los papeles de trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la institución, como flujogramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas, etc.

b. Emisión de un Memorándum de Planificación cuya estructura básica contendrá:

1. Objetivos del examen: son los resultados que se espera alcanzar.

2. Alcance del examen: grado de extensión de las labores de auditoría que incluye áreas, aspectos y períodos a examinar.

3. Descripción de las actividades de la institución.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

4. Normativa aplicable a la institución, especialmente relacionadas con las áreas de materia de evaluación.

5. Informes a emitir y fechas de entrega.

6. Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar.

7. Asuntos importantes. Situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen, incluyendo denuncias.

8. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia.

9. Funcionarios de la institución a examinar.

10. Presupuesto de tiempo, por categorías, áreas.

11. Participación de otros profesionales y/o especialistas, de acuerdo a las áreas materia de evaluación.

La responsabilidad por la preparación del Memorándum de Planificación corresponde al auditor encargado y al supervisor; la revisión y aprobación a los niveles gerenciales competentes.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

En el caso de las instituciones sujetas a fiscalización el encargado del departamento de Auditoría Interna aprobará el Memorándum de Planificación.

Programas de Auditoría.
Para cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación; así como el personal encargado de su desarrollo.

Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.

Se desarrollan a partir del conocimiento de la institución y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, de modo que la consecución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos.

El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.

Archivo
Permanente Para cada institución sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

El Archivo permanente está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extracto de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionadas con:

• Ley Orgánica de la institución y normas legales que regulan su funcionamiento
• Organigrama aprobado
• Reglamento de organización y funciones aprobado
• Manual de organización y funciones aprobado
• Manual de procedimientos aprobado
• Flujogramas de las principales actividades de la institución
• Plan operativo institucional

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

• Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones
• Estados Financieros o informe de ejecución
presupuestaria
• Informes de Auditoría
• Denuncias
• Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones

• Informe de evaluación del plan anual resumen de las decisiones más importantes
adoptadas
• Resoluciones y circulares emitidas por la institución.
• Convenios y Contratos.

Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil actualización, especialmente en la fase de planificación de las auditorías.

La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde:

a. A las áreas administrativas y jurídica de la Contraloría General.

b. A los departamentos de Auditoría Interna de las instituciones sujetas a fiscalización y control.

Alcance del Trabajo sobre Cumplimiento y Controles Internos

El auditor debe informar el alcance de sus pruebas sobre cumplimiento de las leyes, regulaciones y controles internos. Si las pruebas no exceden aquellas que el auditor considera necesarias para una auditoría de estados financieros o informe de ejecución presupuestaria, será suficiente que el auditor

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

declare que realizó pruebas sobre el cumplimiento de ciertas leyes y regulaciones, que obtuvo entendimiento de los controles internos y que evaluó los riegos de control.

Las normas que se establecen a continuación, están referidas a : estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.

Estudio y evaluación del control interno.
Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoría.

El sistema de control interno comprende el plan de organización, los métodos, procedimientos y la función de auditoría interna establecidos dentro de una Institución pública, para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y, comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales, así como de la normativa aplicable. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de hechos ilícitos, de ser el caso.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La administración de la Institución es responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de control interno, cuya estructura comprende:

a. Ambiente de control, que se refiere a la disposición general, actitud vigilante y acciones adoptadas por parte de la administración con respecto al control y su importancia para la institución.

b. Sistemas de información y registro, consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de la institución.

c. Procedimientos de control, consisten en las políticas y procedimientos adicionales establecidos por la administración para lograr una razonable seguridad de que los objetivos específicos de la institución serán alcanzados.

El estudio y evaluación del sistema de control interno tiene por objeto conocer con mayor precisión aquellos aspectos de importancia de la organización y funcionamiento de la institución, así como, efectuar los ajustes de los programas y la aplicación detallada de procedimientos de auditoría, especialmente en las áreas críticas, que servirán como base para el establecimiento de los objetivos y alcance de la auditoría, la formulación de recomendaciones a considerarse en el informe y la determinación del grado de confianza de los controles implantados por la institución.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

El estudio y evaluación del sistema de control interno debe ser llevado a cabo de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecute, sea financiera, de gestión o se trate de auditorias especiales.

Los auditores podrán evaluar, hasta donde sea necesario para cumplir los objetivos de auditoría, aquellas políticas, procedimientos, prácticas y controles que sean aplicables a los programas, funciones y actividades que sean materia de la auditoría.

La recopilación de información del sistema de control interno debe documentarse adecuadamente, teniendo en cuenta la forma en que se presente la información y, el criterio del auditor.

La evaluación del sistema de control interno comprende dos etapas:

1. Obtención de información acerca de su funcionamiento.
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.

En caso de encontrarse computarizados los sistemas de información y registro, el auditor debe establecer si los controles internos están funcionando apropiadamente, a fin de brindarle confianza respecto a la integridad de los datos procesados mediante medios informáticos.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.
En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.

En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es también importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se crean generalmente por ley y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más específicas que las que rigen en el sector privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuanto y en qué deberá gastarse.

Las fuentes de información sobre las disposiciones legales son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la institución auditada, dado que conoce la legislación aplicable. Cuando la citada institución reciba financiamiento de otro nivel gubernamental y se conozca su fuente, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información relacionada con las normas pertinentes.

Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad de que se descubrirán posibles abusos o actos ilícitos que puedan influir significativamente en los resultados de la auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

El auditor no necesariamente está capacitado para investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su especialización o complejidad competen a las autoridades responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes correspondientes. No obstante, está obligado a conocer las características y tipos de los riesgos potenciales del área auditada y de los actos ilícitos que puedan ocurrir en ella, para que esté en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber ocurrido.

La ejecución de una auditoría de conformidad con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental no será garantía que habrán de descubrirse todos los abusos o actos ilícitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental establecidas.

Supervisión del trabajo de auditoria.
El personal debe ser adecuadamente supervisado.

La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados en la auditoria para determinar si se están alcanzando los objetivos de auditoria. Entre los elementos de supervisión se incluyen: instruir a los miembros del personal, mantenerse informado de problemas significativos encontrados, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitación en el campo de trabajo.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Los supervisores deben tener la seguridad de que el personal entiende claramente el trabajo que se realizara, porque se va a efectuar y que se espera lograr. Con el personal experimentado, los supervisores pueden delinear el alcance del trabajo y dejar los detalles a los asistentes. Con un personal menos calificado, los supervisores pueden indicar no solo las técnicas para el análisis de la información sino también la manera de recopilarla.

En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso del examen.

La supervisión se aplicará al planificar y ejecutar el trabajo de campo, así como elaborar el correspondiente informe de auditoría.

La cantidad de trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría complejidad del trabajo, y condiciones externas, como la distancia de las instituciones a examinar.

Evidencia suficiente, competente y relevante.
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Características de la evidencia.

a. Suficiencia

Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor puede adquirir certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.

b. Competencia

Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe.

Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles, no exclusivos, para juzgar si la evidencia es competente.

• La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.

• La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

• La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación y cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.

• Los documentos originales son más confiables que sus copias.
• La evidencia testimonial (Declaración Jurada) que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras ( por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados ).

c. Relevancia

Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

Cuando lo estimen conveniente, el auditor debe obtener de los funcionarios de la institución auditada, declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

Clasificación de la evidencia.

a. Evidencia Física

Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

b. Evidencia documental

Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.

c. Evidencia testimonial (Declaración Jurada)

Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no haya estado influenciados por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada.

d. Evidencia Analítica

Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes.

Confiabilidad de la evidencia proveniente de sistemas computarizados
Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el auditor deberá cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa información.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Para determinar la confiabilidad de la información, el auditor:

a. Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o

b. Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.

Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

Papeles de trabajo
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir cintas, fotos, películas, discos u otra pruebas.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría , las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y reciben instrucciones idóneas de sus supervisores.

La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente.

Propósito

a. Contribuir a la planificación y realización de la
auditoría.
b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c. Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría.
d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe.
e. Permitir las revisiones de calidad de la auditoría.

Requisitos
a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

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b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales.

c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.

d. Deben contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

Contenido
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como:

a. La naturaleza de la auditoría.
b. El tipo de informe a emitir.
c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la Institución.

Como regla general, los papeles de trabajo deben contener:

a. El Memorándum de Planificación y los Programas de Auditoría, que deben estar debidamente referenciados a los papeles de trabajo.

b. Objetivos, alcance y metodología, incluyendo los criterios usados para la selección de las muestras.

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a. Indicación de la manera cómo se ha obtenido la información, con referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes).

b. Documentación del trabajo que sustente las conclusiones y juicios significativos.

c. Indices, referencias, cédulas y resúmenes adecuados.

d. Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen.

e. Fecha y firma de la persona que lo preparó.

f. Evidencia de las revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son propiedad de la Contraloría General de la Republica

El auditor protegerá la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los mismos.

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Comunicación de
observaciones Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente las observaciones a los funcionarios y servidores de la institución examinada comprendidos en los hechos observados, a fin de que en un plazo perentorio establecido, presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente.

Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría en armonía con los objetivos establecidos, y constituyen las deficiencias o irregularidades evidenciadas técnicamente en la institución auditada.

Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los siguientes requisitos:

a. Estar basadas en hechos y respaldadas con evidencias.
b. Ser objetivas.
c. Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones y recomendaciones.

El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos y hacer constar en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.

Para revelar completa y claramente los hallazgos, éstos contarán necesariamente con los atributos de: Condición, Criterio, Causa y Efecto.

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La comunicación de observaciones es el proceso mediante el cual el auditor, una vez evidenciados los hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer al superior inmediato a los fines de preparar un informe preliminar, si el caso lo amerita. El auditor encargado debe comunicar las observaciones a fin de otorgar el ejercicio del derecho de defensa de las personas comprendidas en las mismas, en observancia a las disposiciones legales vigentes.

La comunicación se efectúa por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su recepción.

La referida acción permite al auditor contar con los elementos de juicio que sustenten de manera suficiente y competente los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría.

La alusión a los funcionarios y servidores públicos a que se refiere la norma, se extiende también a las personas que ya no se encuentren laborando en la Institución examinada.

El auditor encargado y el supervisor son responsables de elaborar la comunicación de las observaciones.

La observación a ser comunicada estará referida a hechos que revistan materialidad de acuerdo a lo previsto en el Memorándum de Planificación.

La no presentación de los descargos por parte del servidor o funcionario público dentro del plazo previsto debe revelarse en el informe, así como los hechos materia de la observación.

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El auditor encargado y el supervisor son responsables de la oportuna evaluación de los descargos recepcionados, los cuales serán archivados en los papeles de trabajo y referenciados adecuadamente.

Se consignará un párrafo sobre el cumplimiento de la comunicación de observaciones en la introducción del informe.

Carta de representación
El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la institución auditada.

La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la institución auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo auditoria y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.

Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelará en el informe de auditoría.

Este grupo de normas establecen los criterios técnicos para el contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría Gubernamental relacionado con la auditoría de gestión y examenes especiales. Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a todos los aspectos de contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría gubernamental.

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Las normas agrupadas en el presente acápite también pueden ser aplicables a algunas auditorías financieras.

Las normas que se mencionan a continuación regulan la formulación del informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y contenido del informe.

Informe escrito
Los auditores deben preparar informes de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada examen.

No es propósito de esta norma limitar o evitar la discusión de los hallazgos, juicios, conclusiones y recomendaciones con personas responsables de la institución o del área auditada.

Por el contrario se recomienda ampliamente las discusiones de esa naturaleza. Sin embargo, deberá presentarse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado a cabo esas discusiones.

Los informes por escrito son necesarios para:

a. Comunicar los resultados de las auditorías a funcionarios de los niveles apropiados del gobierno.

b. Reducir el riesgo de que los resultados sean erróneamente interpretados.

c. Poner a disposición de las autoridades pertinentes los resultados de la auditoría.

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a. Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones para verificar que se hayan adoptado las medidas correctivas apropiadas.

Oportunidad del informe
Los informes de auditoría deben emitirse lo más pronto posible a fin que su información pueda ser utilizada oportunamente por el titular de la institución examinada y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno.

A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la auditoría. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. El auditor debe prever la emisión oportuna del informe y tener presente ese propósito al ejecutar la auditoría.

Durante la auditoria, los auditores deberán considerar la conveniencia de presentar informes a los funcionarios que correspondan respecto a asuntos que sean significativos. Los informes de esa índole, que podrán ser orales o por escritos, no sustituirán al informe final, pero servirán para que los funcionarios se enteren de asuntos que requieran de su atención inmediata y emprendan las acciones correctivas que procedan antes de que se haya terminado el informe final.

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Presentación del informe
El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.

El auditor no debe suponer que el usuario del informe posee conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo.

Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere:

a. Un adecuado uso de las palabras, según su significado, excluyendo las innecesarias.

b. La inclusión de detalles específicos cuando fuere necesario a juicio del auditor.

En el informe no deben omitirse asuntos importantes, ni utilizarse palabras ni conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso ocultar el objetivo principal del informe.

La exactitud requiere que la evidencia presentada sea verdadera y que los hallazgos sean correctamente expuestos. Se basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presente sea confiable a fin de evitar errores que podrían restar credibilidad y generar el cuestionamiento y validez sustancial del informe.

Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados.

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Contenido del informe
Al finalizar el trabajo, el auditor debe elaborar un informe en el cual expondrá apropiadamente los resultados del examen, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas Internas de Auditoría Gubernamental.

Esta norma tiene por finalidad regular el contenido de los informes de auditoría financiera, de gestión y de otros tipos que se deriven de las mismas, tales como auditorías especiales, asegurando la uniformidad en su denominación y estructura, así como una exposición clara y precisa de los resultados del examen.

El informe deberá presentar la siguiente estructura:

I. Introducción

Comprenderá la información general concerniente a la auditoría y a la institución examinada.

A. Información relativa al examen

1. Motivo del examen

Estará referido a las causas que originan la acción de control, así como la referencia al documento de acreditación. Deberán exponerse las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría.

2. Naturaleza y Objetivos

En este renglón se precisará la naturaleza o tipo de examen a efectuar, ya sea que se trate de una auditoría de gestión, financiera o auditoria especial.

Los objetivos están referidos a lo que espera lograrse como resultado del examen. Al exponerlos se darán a conocer los límites de la auditoría a fin de evitar interpretaciones erróneas en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente limitados o puntuales sobre determinados aspectos de la gestión.

3. Alcance

Se dejará constancia que el trabajo se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas Internas de Auditoría Gubernamental.

Deberá indicarse claramente la cobertura y profundidad del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de la auditoría, precisándose el período auditado, el ámbito geográfico donde se haya practicado la auditoría y las áreas materia de examen.

De ser el caso, el auditor revelará las limitaciones al alcance que se presenten en el proceso del trabajo. Si se emplean datos que no hayan sido verificados, ese hecho deberá manifestarse. También deberán revelarse las modificaciones efectuadas al enfoque de la auditoría, como consecuencia de las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría.

4. Comunicación de observaciones

Se dará a conocer el cumplimiento de la comunicación de observaciones efectuada a los funcionarios de la institución comprendidos en las mismas.

B. Información relativa a la institución examinada

1. Antecedentes y Base Legal

Se deberá hacer una breve referencia en torno a la creación de la institución, su estructura organizativa, las principales actividades que desarrolla y al área examinada.

En la base legal se precisará la referencia a las disposiciones legales que la regulan.

2. Relación de las personas comprendidas en las observaciones

Está referido al personal de la institución auditada comprendido en las observaciones, el cual se consignará en un anexo del informe, con indicación de nombres y apellidos, cargo, período de gestión, condición laboral y dirección domiciliaria.

3. Posición financiera, económica y presupuestaria

Teniendo en cuenta el tipo de examen que se realice, a criterio del auditor, se incluirán el balance general, estado de resultados, informe de ejecución presupuestaria u otros, según corresponda.

II. Conclusiones

En este renglón el auditor deberá expresar sus conclusiones, que son juicios de carácter profesional basados en las observaciones resultantes del examen efectuado. Las conclusiones estarán referidas a la evaluación de los resultados de gestión de la institución examinada, en cuanto al logro de los objetivos, metas y programas, así como a la utilización de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia.

Asimismo, en las conclusiones se deberá indicar la determinación de la violación que incurran los funcionarios o servidores públicos.

Al final de cada conclusión se hará referencia al número correspondiente a la observación en la cual se expone el hecho con todos los detalles.

III. Observaciones

En esta parte del informe, debe revelar:

• Toda aquella información que a juicio del auditor, permita conocer hechos y circunstancias que incidan significativamente en la gestión de la institución auditada, tales como el reconocimiento de las dificultades o circunstancias en las que se desenvolvieron los responsables de dicha gestión, en los supuestos en que esto suceda, sin perjuicio de la observancia de los requisitos de objetividad e imparcialidad que deben guiar al auditor en la elaboración de su informe.

• Las observaciones derivadas del examen.

Los aspectos principales que deben tenerse en cuenta al redactar las observaciones serán:

1.- Las observaciones estarán referidas a asuntos significativos e incluirán información suficiente, competente y relevante relacionada con los resultados de la evaluación efectuada a la gestión de la institución examinada, así como el uso de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia.

2.- Igualmente deberá incluir la información
necesaria respecto a los antecedentes a fin de facilitar la comprensión de las observaciones.

3.- El término observación está referido a cualquier situación deficiente y relevante que se determine de la aplicación de los procedimientos de auditoría y estará estructurada de acuerdo con los atributos (condición, criterio, causa y efecto) que se considere de interés para la institución auditada.

Cada observación deberá redactarse en forma narrativa, teniendo en cuenta para su presentación los aspectos siguientes:

a. Encabezado

Se refiere al título que utiliza el hecho observado.

b. Condición

Este término se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada.

c. Criterio

Son las normas transgredidas de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la institución examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

d. Causa

Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

e. Efecto

Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

4. Al término del desarrollo de cada observación, se indicarán los descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, así como la opinión del auditor después de evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.

5. Si durante el examen el auditor aprecia los logros notables en la institución auditada y que tengan relación con el alcance y objetivos de la auditoría, a su juicio podrá decidir su inclusión en los comentarios del informe.

Tratándose de la existencia de posibles delitos el auditor debe deslindar y determinar el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con una adecuada coordinación con la asesoría legal.

IV. Recomendaciones

Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la Administración de la institución auditada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluación de la gestión. Serán dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación.

El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopción de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestión y/o el desempeño de los funcionarios y servidores públicos, con énfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la institución auditada dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia.

Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones.

Además, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados.

Las recomendaciones deberán contener la descripción de cursos de acción para optimizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales y nacionales.

Al formular las recomendaciones se enfatizará en precisar las medidas necesarias para la acción correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de las observaciones.

Se incluirán recomendaciones para que se cumplan las leyes y reglamentos aplicables y se mejoren los controles internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de control observadas.

También se deberán incluir en este rubro las recomendaciones significativas determinadas en auditorías anteriores que no se hayan corregido y estén relacionadas con los objetivos del examen.

Anexos

A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el informe, se utilizarán los anexos indispensables que complementen o amplíen la información de importancia contenida en el mismo.

Pueden estar referidos, entre otros aspectos, a los fundamentos de los descargos presentados por las personas comprendidas en los hechos observados, a los informes técnicos y legales, según la naturaleza de los hallazgos, y a los estados financieros consolidados, en caso de no haber sido auditados.

Firma

El informe deberá ser firmado por el auditor encargado, el supervisor y el nivel gerencial correspondiente a la Contraloría General de la República.

Informe especial
Cuando en la ejecución del trabajo de auditoría, se evidencien faltas graves y/o indicios razonables de comisión de delito, en perjuicio de los intereses del Estado, el auditor, sin perjuicio de la continuidad del respectivo examen, debe emitir con la celeridad del caso, un informe especial con el respectivo sustento técnico y legal, para que se efectúen las acciones pertinentes en forma inmediata de las instancias correspondientes.

La aplicación de esta norma permitirá al auditor que con base en su juicio profesional y en observancia de las normas legales aplicables, ejerza su labor en los casos de evidenciarse faltas graves durante el desarrollo de su trabajo en la institución auditada. En el caso de faltas graves se comunicará al titular de la institución para su deslindamiento respectivo y correcciones pertinentes.

La emisión del informe especial, no exime al auditor de su obligación de recomendar medidas inmediatas, de protección al patrimonio del Estado.

En la preparación del informe especial se tendrá en cuenta básicamente la estructura que tiene el informe de auditoría gubernamental.

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