Analisis de Causa y Efecto

Un aspecto importante en la Auditoría Gubernamental lo constituye el considerar, por parte del auditor, las causas y los efectos, es decir, las razones y la importancia de éstas. Sin embargo, se reconoce que una determinación precisa de las causas y los efectos es muy poco factible puestos que estos términos son relativos y no absolutos.
El paso de la Fase de Ejecución, involucra la evaluación de las discrepancias con los criterios de auditoría, incluyendo la consideración de las causas principales, comparadas con los síntomas, y de ser el caso, la recopilación de evidencia adicional sobre los efectos de dichas discrepancias, para ilustrar la importancia del asunto con propósitos relativos a la presentación de informes.
Al ejecutar esta Fase, el auditor debe tener en cuenta que:
1) Las causas y los efectos están interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos.
Causa: Conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos
Efecto: Ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos.
2) El análisis de la información está orientado hacia la solución de los problemas, y se requiere una habilidad especial para llegar a conclusiones lógicas y juzgar el valor de los datos recolectados durante la fase de ejecución y planeación.
3) Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija.
4) Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrón que indique un derrumbamiento potencial del sistema de control interno.
5) Las causas pueden ser externas al sistema o a la organización sometida a la auditoría; por ejemplo el impacto de las ordenes impartidas por los organismos centrales afecta las operaciones de muchos puntos de control de las entidades.

Hasta donde sea posible, la relación causa – efecto debe ser lo suficientemente clara. El coordinador de la auditoría y el lider del equipo tienen la responsabilidad de asegurarse que las evidencias que apoyen sus hallazgos y los resultados de los análisis de causas y efectos, sean discutidos en la mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administración de la entidad auditada.

ANALISIS DE LAS CAUSAS
La causa es la razón o razones fundamentales por la cual se da la condición, o es el motivo por el que no se cumple con el criterio o norma. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió la norma es insuficiente para construir un hallazgo significativo.
Las causas mas recurrentes en los problemas detectados en la administración de los recursos públicos son, entre otras:
Deficiencias en la comunicación interdependenciales e interpersonales.
Esta deficiencia es aún mas gravosa cuando los problemas de comunicación se da en el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.
Falta de conocimiento de los requisitos.
Negligencia o descuido.
Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas.
Escasez de recursos humanos, materiales o financieros.
La no aplicación de buen juicio o sentido común.
Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.
Falta de esfuerzo e interés suficientes.
Falta de delegación de autoridad.
Falta de capacitación.
Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.

ANALISIS DE LOS EFECTOS
El efecto de un hallazgo se entiende como el resultado adverso, real o potencial, que resulta de la condición encontrada, normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
El efecto es especialmente importante para persuadir a la administración de que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el criterio o meta.
Siempre cuando sea posible, debe presentarse en el hallazgo el efecto cuantificado, en dinero u otra unidad de medida. Sin embargo pueden presentarse situaciones en las cuales no es posible expresarlo en tales términos.
Por ejemplo un paso esencial es determinar los efectos o importancia de una deficiencia. El efecto o efectos pueden ser:
Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros.
Pérdida de ingresos potenciales.
Mayores costos.
Incumplimiento de disposiciones generales.
Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible)
Gastos indebidos.
Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.
Control inadecuado de recursos o actividades.
Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma mas específica posible, basándose en computaciones, comparaciones, testimonio, documentación de la empresa, informes de auditoría interna u otras fuentes apropiadas.
MATERIALIDAD Y REPORTABILIDAD DEL HALLAZGO
La atención que se presta a un hallazgo depende en su mayor parte de la demostración que se haga de su importancia. Para facilitar lo anterior debe indicarse si las situaciones adversas son casos aislados o están extendidos ampliamente y la proporción o frecuencia en que se suceden.
La importancia se juzga generalmente por el Efecto. Los efectos, sean actuales o potenciales pueden exponerse frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de transacciones. Cualquiera sea el uso de términos, el hallazgo debe incluir datos suficientes, como para convencer que el asunto merece atención.
Deben considerarse completamente los efectos o importancia de la deficiencia.
Cuando sea posible deben determinarse los efectos financieros o pérdidas causadas por una deficiencia identificada. Tales determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y facilitan la presentación de un informe convincente.
A veces no es práctico ni posible calcular una pérdida financiera, real o futura. La incapacidad de medir o estimar una pérdida financiera no es una razón válida para no informar acerca de los hallazgos importantes. En este caso se deben señalar las condiciones que podrían ocasionar pérdidas de un tipo o de otro. Cuando la importancia de una deficiencia se representa por una pérdida potencial, el hallazgo debe señalar claramente este factor. La administración de la entidad debe entonces asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas apropiadas.